Check-list
pour l'organisation et le déroulement d'une course à vélo sponsorisée
MINE-EX
Préparation
Le/les organisateurs informent les délégués des
clubs et par là les membres pour obtenir de l'aide. Eventuellement faire appel
à des Rotary Clubs voisins ! C'est à ce moment là uniquement que le travail
de préparation peut commencer. Il est recommandé de débuter la planification
au moins six mois avant la manifestation. Ensuite les travaux suivants
commencent :
Programme
de la course
Si possible avec un organisateur spécialisé dans
les courses de vélos (clubs de vélos) qui dispose des contacts nécessaires et
également de beaucoup d'expérience.
En même temps informer sur MINE-EX, c'est-à-dire
établir la relation entre "course à vélo et victimes de mines
antipersonnel" et souligner le sens de cette manifestation au club et à
l'association sportive (organisatrice de la course).
Organigramme
Un exemple d'organigramme est joint. De ce document
résulte
Le
comité d'organisation (CO)
Il est important d'intégrer dans le CO des
personnes ayant de bons contacts avec des sponsors potentiels importants (industrie,
assurances, banques, Henniez, Arkina, Valser pour la prise en charge des
boissons, etc.) et respectivement avec des politiciens influents.
Il devrait être établi si possible tout de suite
afin de pouvoir travailler résolument. Un exemple est joint.
Un
secrétariat fonctionnant efficacement (si possible qui n'a pas besoin de payer les frais
de port !) assiste le Président du CO et les divers services mentionnés dans
l'organigramme. Le secrétariat fonctionne comme plaque tournante pour les
informations. Il est responsable du procès-verbal de l'assemblée et de sa
distribution. Par la suite, le CO élaborera un cahier des charges en fonction
de ce poste important.
Principes
fondamentaux de la course à vélo sponsorisée :
Ø
Les participants roulent sur un parcours balisé
d'environ 30 km, en plusieurs étapes, pendant au maximum 3 heures, par exemple
de 14.00 à 17.00 heures.
Ø
Inscription au moyen de la carte de participation
du flyer. Pas de finance d'inscription !
Ø
Vous définissez avec vos sponsors le montant
qu'ils verseront à MINE-EX pour chaque kilomètre parcouru. Au début et à la
fin de chaque étape un poste de contrôle est prévu où les cartes des
participants seront timbrées et à la fin de la course recueillies. De ce fait,
aucun chronométrage n'est nécessaire !
Ø
La course peut débuter ou se terminer à chaque
poste.
Ø
Les organisateurs calculent les kilomètres
parcourus et envoient aux sponsors une lettre de remerciement avec un bulletin
de versement.
Ø
Organisation
exclusivement le samedi après-midi, idéalement mai/juin ou septembre/octobre.
Organisation
de la course :
Fixer la distance de la course et demander des
autorisations.
Choisir avec intérêt le parcours qui motivera les
participants.
Pas un parcours pour profil exigeant. Il y aura même
des familles, enfants et débutants qui effectueront des étapes.
Premièrement,
choisir un parcours parmi notre vaste réseau de pistes cyclables; pas trop de
routes naturelles afin que les conducteurs de vélos de course puissent aussi
participer.
Prendre
contact avec la police pour les éventuelles fermeture de routes et
signalisations (croisements et giratoires très empruntés) le jour X.
Recruter
des volontaires (scouts, etc.) pour le règlement de la circulation; à des
croisements et giratoires critiques éventuellement des patrouilleurs.
Formation des équipes des postes :
Ø
Ceux-ci organisent le départ et le timbrage des
cartes des participants lors d'un passage à leur poste.
Ø
Organiser l'approvisionnement (boissons et barre énergétique)
et le matériel sanitaire (trousse premier secours).
Organiser "l'élaboration du dossard" (à
proprement dit aucun dossard mais inscription VELOMINEX).
Organiser les structures sanitaires : avec médecin
et associations régionales et locales des samaritains (exercice des samaritains).
Garantir les transmissions par téléphones
portables.
Organisation du
marketing :
Recherche de personnalités pour rouler ou promouvoir (si
possible commencer assez tôt !)
Elaboration du matériel publicitaire nécessaire : flyers et affiches (exemple
joint). Le concept de base et les pièces d'impression pour les flyers, affiches
et annonces peuvent être pris en charge par les sponsors. 10 – 15'000 flyers
devraient être suffisants.
Etablir des contacts avec différents médias, comme la presse, la radio, la
télévision régionale. Faire un
communiqué de presse dans les journaux locaux et régionaux sur les victimes de
mines antipersonnel et MINE-EX. S'assurer de la possibilité de faire des
annonces gratuites et des appels de dons et commencer environ 6 semaines avant
le début de la manifestation.
Petite annonce (témoignages de personnalités) „je roule pour, parce que
je......“ etc.
Etablissement
de contacts avec les autorités locales
(Président des communes traversées), garantie de l'accès aux services de
l'administration, groupements locaux, associations et autres clubs de la région.
Eventuellement participation du Président d'une commune en tant que membre
du comité d'organisation.
Organisation de la mise en place des affiches et de la distribution des
flyers. Chez les marchands de vélos, dans les magasins de sport, les centres de
fitness, les grandes surfaces, lors d'expositions ou de foires, dans les
magasins spécialisés, administrations communales, etc. Placer absolument personnellement ce matériel !
Eventuellement créer un précieux contact avec des écoles, le mieux par
l'intermédiaire des autorités scolaires (membres de la commission scolaire).
Amène plus que le contact avec le département de l'éducation ou la direction
de l'école. Placer absolument
personnellement ce matériel dans les écoles. (aux tableaux d'informations
dans les plus grands bâtiments scolaires ainsi que dans les salles de
gymnastique, qui sont utilisées par des groupes sportifs !)
Spécialement
efficace : affiche, itinéraire de la route et distributeur de flyers collés
sur un carton, carton de 1,5 – 2 mm d'épaisseur, format env. 55 x 53 cm. A
fixer avec des punaises ou des bandes autocollantes. L'itinéraire doit
accrocher le regard !
Dans les quartiers majoritairement habités par des familles avec enfants et
adolescents, mettre directement des flyers dans les boîtes aux lettres !
Animations avec groupes musicaux, stands de vente et d'informations (stand
de prothèses), etc.
Essayer l'accès à internet.
Administration
Etablissement du procès-verbal de la séance
Etablissement du budget (exemple joint)
Conclusion d'une assurance
Aide dans la recherche de volontaires
Aide dans la recherche de sponsors pour les frais
Etablissement d'un planning chronologique avec les mesures à prendre
Ouverture d'un compte bancaire
Organisation de la liste des sponsors et du dépouillement des cartes timbrées
(Programme sur PC)
Organisation de la facturation, des lettres de remerciements aux sponsors
Gestion de la facturation jusqu'au paiement
Transfert du montant récolté sur le compte de la fondation MINE-EX
Lettres de remerciements aux volontaires, sponsors pour les frais, etc.